個別に取る夏季休暇はルール設計が大事

夏季休暇には、会社全体で一斉に休む形だけでなく、社員がそれぞれ好きなタイミングで取得する形もあります。

たとえば、7月1日から9月30日までの間に、各自3日間の夏季休暇を取ってよい。このような制度を設けている会社も多いと思います。

一見すると柔軟で、社員にとっても使いやすい制度です。

ただ、この「個別に取る夏季休暇」は、ルールを細かく決めておかないと意外と揉めます。

夏季休暇は法律で決まった休暇ではない

前提として、夏季休暇は法律で必ず与えなければならない休暇ではありません。

年次有給休暇とは違い、会社が独自に設ける福利厚生的な休暇です。そ

のため、制度を設けるかどうかも、対象者をどうするかも、取得方法をどうするかも、基本的には会社が決められます。

逆に言えば、会社がきちんと決めておかないと、社員側の解釈に委ねられてしまいます。

個別取得型の夏季休暇でよく起きるのが、事後的な当て込みです。

たとえば、社員が体調不良で7月15日に休んだ。その後に「この日、夏季休暇扱いにしてもいいですか？」と言ってくるケースです。

社員側からすれば、年次有給休暇を使うより、夏季休暇を使ったほうが得です。有給休暇の日数は残りますし、欠勤にもなりません。

ただ、会社として「夏季休暇は事前申請制」と決めていなければ、こうした申し出を断りにくくなります。

また夏季休暇を設ける場合、決めておきたいのが対象者です。

・正社員だけ
・契約社員も対象
・パートやアルバイトも対象
・時短勤務者はどう扱うのか

ここを曖昧にすると、「あの人は取れるのに、私は取れないのか」という不公平感につながります。

特に、勤務形態が複数ある会社では注意が必要です。

正社員、パート、時短勤務、週3日勤務などが混在している場合、全員一律で同じ日数にするのか、勤務日数に応じて調整するのかを決めておく必要があります。

夏季休暇では、入社時期の扱いもよく問題になります。

たとえば、

・6月入社の社員は夏季休暇を取れるのか
・8月入社の社員はどうするのか
・入社直後でも取得できるのか。

会社としては、一定の勤続期間を条件にすることもできます。

「6月末までに入社した者を対象とする」「入社後3か月を経過した者を対象とする」このように決めておけば、判断に迷わなくなります。

個別取得型の夏季休暇で特に大事なのが、取得手続きです。

おすすめは、事前申請を必須にすること。

夏季休暇は、会社が独自に設ける休暇です。

そのため、会社として「事前に申請し、承認を得ること」とルール化できます。

これを決めておかないと、体調不良や急な欠勤に対して、後から夏季休暇を当てたいという申し出が出たときに判断が難しくなります。

もちろん、会社として柔軟に認める方針であれば、それもひとつの考え方です。

ただ、その場合でも「事後申請を認める条件」を決めておいたほうが安全です。

社員が好きなタイミングで取れる夏季休暇は、柔軟で使いやすい制度です。

ただし、自由度が高い分、ルールを決めておかないと揉めやすい制度でもあります。

夏季休暇は、法律で決まった制度ではないからこそ、会社の考え方が出ます。

「どう使ってほしい休暇なのか」を先に考えておくことが、トラブルを防ぐ一番の近道です。